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如何高效地搜索文档和信息

2010-03-25金海龙《微型计算机》2010年3月上

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你知道在工作用的电脑上有多少文档吗(不包括系统文件)？刚才统计了一下，在我的工作笔记本电脑上有85GB的数据，超过18000个文件，除此之外我保存着5年以来14GB的邮件文件，里面有50000个左右的历史邮件。看似海量的数据在存储设备已经白菜价的今天真的不算什么，但如果放大到企业级，将是动辄上千TB的数据量。在这样规模的数据资源里，要想快速找到自己需要的资料是个不小的挑战。能够准确、快速地检索信息成为很多IT管理人员的渴望，也是用户的强烈心声。今天就和大家分享在Windows 7里的强力检索功能：Desktop Search和Search
Federation。

MC特约专家金海龙微软(中国)有限公司信息技术部IT经理

实际案例

IT帮助台的工作人员必须是记忆力超群的超人，因为在Windows XP时代，作为IT专家的你必须能记得住每个操作系统内部的工具到底在什么位置。某天某个用户让你帮忙更改网络设置，你会言之凿凿地和他讲：“点击开始、控制面板、网络设置……”于是你的用户为了下次不麻烦你，在告示贴上密密麻麻写满“天书”，而作为管理员的你则恨不得每人都在桌头放一本操作宝典，希望每个用户都是IT“专家”而不必每次都重复一样的操作步骤……这一切在Windows 7里彻底改变。

解决方案1

技术的终目的是解放生产力而不是成为生产力提高的桎梏，在先进的信息技术支撑下，销售人员只需要关心如何把产品卖出，研发人员只需要关注如何把大脑中的创意变成实实在在的产品……从这种意义上讲，任何信息技术手段都应该是拿来就能用的工具，就像是在Desktop Search的帮助下，用户操作Windows 7中的任何功能都不需要记住复杂的路径，用户只需要在搜索栏中输入相关的关键词，就能立即找到，再也不需要去记忆繁琐的操作步骤，而IT支持人员也就大大减少收到有关“功能在哪里”的垂询数量，从而提升效率。

您不需要知道Remote Desktop Connection的具体位置也可以立刻找到并使用它

Desktop Search所带来的收益还不止如此，它可以搜索计算机上的任何内容，例如电子邮件、日历约会、照片、文档等等，让用户对计算机进行搜索如同搜索网页一样轻松快捷。具体来说，它的优点在于：

1.可以快速查找信息。帮助用户在数秒钟内，从PC上成千上万的文档和电子邮件中找出需要的信息，从而提高效率。

2.可以从熟悉的界面进行搜索。例如，可以与Microsoft Office Outlook等软件无缝协同运作。

3.可以搜索所有常用类型的文件，并可以从200多种常用类型文件(例如，电子邮件、Office文档、图像、音乐、视频、PDF)中搜索结果。

4.从您当前所在位置进行搜索。即允许您从当前所在PC位置启动搜索，而无需考虑是否位于Windows桌面、Outlook或Microsoft Internet Explorer。

5.尊重隐私保护。即遵守 Windows 的安全和隐私策略，不会索引敏感数据，例如Internet临时文件和缓存。

6.具备分类/过滤功能。通过使用简单的按钮和菜单，即可快速对搜索结果进行分类和完善。

7.可以预览文件。即在每个搜索结果中显示有用的摘要信息，以及简单明了的图释信息(包括阅读窗格或缩略图预览和图标)。

8.建立索引不会影响性能。Windows 7的文件索引是在空闲时间里建立和更新的，因此不会影响用户的办公效率和系统性能。

此外，Desktop Search还支持SCCM进行自动部署，系统管理员也可以通过组策略来管理安装、索引以及搜索的配置。

解决方案2

如果说Desktop Search解决了用户从桌面和其他本机存储位置的信息检索，那么面对爆炸式增长的网络资源和日益被重视的企业内部网站，如果需要将搜索的范围扩大，有没有一种方式可以提供更大范围的统一搜索服务，把检索的触角伸出本机，伸入企业内部网络资源之中呢？很多企业IT管理者在与我交流时提出这样的期望。

使用Search Federation Provider在文件管理器视图内
搜索内网(ITWEB是微软内部IT网络门户)上的相关资源

事实上，这样的功能已经有了，Windows 7开始支持Search Federation远程数据源。这意味着IT管理员甚至可以在OpenSearch的支持下轻松地把企业内部网站的内容加入到用户的桌面搜索范围里，从而把更大范围的知识与检索共享变为可能。

结语

到本期为止，我们的IT管理者秘籍专栏已经安排了四期。通过逐渐对Windows 7操作系统的了解，相信大家已经可以在企业中更高效地处理各种突发的IT问题。当然，短短的四期文章难以尽述所有IT管理者在企业实际环境中可能碰到的问题，并提出完整的解决方案，但是有一点是可以肯定的，通过这一系列的探讨，大家已经对相关的功能有了感性的认识。后，我给大家揭示一个Windows 7中鲜为人知的功能—“神之模式”，愿大家更顺利地使用Windows 7！